Упростите электронную почту и уменьшите нагрузку на почтовый ящик

До недавнего времени я общался онлайн в десяти разных местах.

Помимо получения сообщений через Facebook, Twitter, LinkedIn и StumbleUpon, я получал электронные письма через шесть разных учетных записей электронной почты. Я не всегда справлялся с этим постоянно текущим потоком информации самым внимательным и продуктивным образом.

Исследования показывают, что мы на самом деле получаем небольшой прилив эндорфинов, когда в папке «Входящие» появляется что-то новое. Это почти как если бы электронное письмо, прямое сообщение или комментарий в блоге подтверждают, что мы важны — что кто-то где-то ценит нас и нуждается в нашем внимании, опыте или одобрении.

Признаюсь: мне нравится видеть новый комментарий к чему-то, что я написал, и мне нравится, когда кто-то присылает мне электронное письмо, в котором рассказывается, как глубоко на них повлиял «Крошечный Будда».

Но я не большой любитель проводить весь день, реагируя на то, что появляется на моем экране; не тогда, когда есть так много более эффективных, приносящих удовлетворение способов провести время.

Недавно я внес некоторые изменения, чтобы создать более осознанный онлайн-опыт, менее диктуемый просьбами и отзывами других людей.

Если вам также нужна небольшая помощь в управлении трансляцией, я рекомендую следующее.

1. Закройте ненужные аккаунты и интегрируйте остальные.

У меня нет веских причин иметь несколько адресов электронной почты, поскольку я в основном использую Gmail, поэтому я закрыл пару своих старых учетных записей после отправки сообщения своим контактам, предупреждая их об изменениях.

Однако у меня все еще есть три учетных записи электронной почты, потому что я использую одну для личного пользования, одну для Tiny Buddha и одну для работодателя по контракту. Если вы используете Gmail в качестве основного поставщика услуг электронной почты, как и я, вы можете использовать Gmail Fetcher, чтобы интегрировать свои почтовые ящики в одну учетную запись.

2. Используйте оповещения только для людей, чьи сообщения требуют немедленного ответа (например, вашего начальника).

Говорить «Проверяйте электронную почту только раз в день» — это хорошо, но я понимаю, что это может быть не вариант, если вы не работаете на себя.

Если вам нужно реагировать на начальство, коллег и клиентов, я предлагаю изменить способ получения уведомлений по электронной почте. Mail Alert кажется отличным решением, предлагающим настройку для разных авторов, тем и ключевых слов.

Это также позволяет вам работать с сообщениями прямо в окне оповещения, вместо того, чтобы открывать электронную почту. Одна лицензия стоит $6,95. Обратите внимание, что я не являюсь платным рекламодателем Mail Alert; Я просто думаю, что это может быть солидный сервис. Я уверен, что есть аналогичные бесплатные решения. Если вы знаете такие, пожалуйста, добавьте их в комментарии!

3. Проверяйте электронную почту в установленное время, если это возможно.

Если вы работаете независимо, как я, и редко получаете срочные сообщения, было бы полезно выработать небольшую дисциплину электронной почты, проверяя почту только в установленное время утром и днем.

Признаюсь, это тяжело для меня. Мне нравится видеть электронные письма по мере их поступления, а затем сразу же обрабатывать их. Но, в конце концов, я предпочитаю иметь контроль над своим временем и лучший доступ к потоку — это состояние полного погружения в деятельность, когда вы наиболее креативны и продуктивны.

Исследования показывают, что, когда вы «попадаете в зону», на самом деле требуется меньше мозговой активности, а не больше, что позволяет вам делать больше с меньшими затратами энергии. Вы также получаете удивительные эмоциональные и духовные преимущества, поскольку позволяете себе в полной мере наслаждаться своей работой в рамках сосредоточенного медитативного опыта.

4. Откажитесь от подписки на электронные письма, которые вы не читаете регулярно.

Может показаться, что удалить письмо проще, чем открыть его и отказаться от подписки; но когда вы учитываете, как часто вам нужно что-то удалять, более эффективно исключить удаление в будущем.

Один из способов упростить это — создать метку/папку для отказа от подписки и направить в нее все электронные письма, которые вам не нужны. Затем через неделю вы можете установить время, чтобы отписаться от всех сразу.

Если у вас есть подписки на электронную почту, которые вы давно не читали, включая эту, может быть полезно добавить их в папку. Вы всегда можете посетить сайт, если он соответствует вашему графику.

5. Сократите электронные письма до пяти предложений или меньше.

Некоторое время назад я нашел веб-сайт с пятью предложениями, которые предлагают «дисциплинированный способ электронной почты». Некоторое время я держал их формулировку в нижней части подписи электронной почты, направляя читателей на их сайт, чтобы объяснить, почему мои электронные письма внезапно стали короче.

С тех пор я решил, что если я хочу сэкономить время для себя , я должен также сэкономить время для людей, которые связываются со мной, не отправляя их на сторонний веб-сайт. Теперь у меня есть следующее внизу моей подписи:

* Чтобы электронная почта не завладела моей жизнью, я сокращаю все свои электронные письма до пяти предложений. Спасибо за понимание!

6. Избавьтесь от сообщений в социальных сетях, где это возможно.

Недавно я добавил в свою биографию в Твиттере для @Lori_Deschene , что я не отвечаю на личные сообщения.

Это может показаться немного резким, учитывая, что некоторые люди могут писать мне в личные сообщения, не видя моей биографии. Однако, если кто-то напишет мне что-то важное и не получит от меня ответа, я подозреваю, что он зайдет на мою страницу, чтобы узнать, есть ли дополнительная контактная информация. Полное раскрытие: в эти дни я не получаю массу личных сообщений, потому что я месяцами отвечал на них с черепашьей скоростью.

7. Сжимайте свои обновления в социальных сетях.

Недавно я подписался на Nutshell Mail от Constant Contact. Это сжимает все ваши обновления в социальных сетях в одной системе, включая Facebook, Twitter, LinkedIn, YouTube и MySpace (хотя я больше не поддерживаю активную дружбу с Томом).

Вы можете настроить его так, чтобы он отправлял вам электронные письма от одного до трех раз в день, указав время, которое лучше всего подходит для вас, в зависимости от выбранных вами дней недели. Я выбрал с понедельника по пятницу, один раз в день в 4:00. Таким образом, мне не нужно думать о сообщениях в социальных сетях до конца рабочего дня, и в этот момент я могу ответить на все сразу.

8. Следите за своим дыханием, когда читаете электронную почту.

Были исследования об апноэ электронной почты — нашей склонности задерживать дыхание или дышать поверхностно при чтении электронной почты, что может вызвать умственный стресс и иметь неблагоприятные физические последствия.

Однажды я прочитал кое-что от Тича Нат Хана, в котором предлагалось подождать три звонка, прежде чем ответить на звонок, и использовать каждый звонок, чтобы дышать глубоко и осознанно. Таким образом, мы приветствуем человека спокойно и сосредоточенно.

Я недавно делал то же самое с электронной почтой. Я сосредотачиваюсь на своем дыхании во время чтения, чтобы быть уверенным, что дышу полностью и осознанно; а затем я делаю два полных вдоха, прежде чем нажать «Ответить». Это может занять немного больше времени, но поддержание спокойного ума всегда является эффективным выбором.

9. Установите границы электронной почты.

Один из недостатков технологий заключается в том, что они создают ощущение срочности — ожидание постоянной связи и мгновенного общения. Кто-то отправляет электронное письмо или текст и ожидает мгновенного ответа. Или, в некоторых случаях, мы предполагаем, что они этого ожидают, а затем напрягаемся.

Я понимаю, что в какой-то степени это может быть неизбежно в работе, но мы можем существенно изменить ситуацию, осуществляя небольшой контроль там, где можем.

В последнее время я стал намного медленнее отвечать на личные электронные письма, которые не являются срочными, и я обнаружил, что люди меня понимают. Они тоже заняты; им не нужно знать прямо в эту секунду, как обстоят дела с моей книгой.

Если кто-то имеет тенденцию присылать мне тонны электронных писем в течение недели, я прошу их вместо этого просто позвонить мне один раз. Гораздо проще связаться с другом один раз по телефону, чем через длинную цепочку электронных писем.

—

Я понимаю иронию написания длинного поста в блоге, в котором объясняется, как проводить меньше времени в Интернете. Но это не совсем моя точка зрения. Не знаю, как вы, но я счастлив больше всего, когда провожу время в сети, создавая, читая тексты других людей и занимаясь контентом, который важен для меня.

Нам намного легче использовать Интернет осмысленно, когда мы научимся отвечать на электронные письма в управляемом темпе, на наших собственных условиях.

Фото CollegeDegrees360